Kategoria: Toimistoratkaisut ja –tulostaminen | Kirjoittanut Riitta Mölsä, Business Manager, Office Printing

Suojaa liiketoimintasi ja asiakirjasi

Kyberturvallisuudesta on tullut suuri haaste yritysten menestykselle. Kaikenkokoisilla yrityksillä on riski joutua verkkohyökkäyksen tai tietovarkauden uhriksi ja isku voi osua lähes mihin tahansa järjestelmään, jos suojaukset eivät ole kunnossa. Lisäksi asiakirjojen ja tietojen huolimaton käsittely saattaa saada aikaan tietovuodon, jonka vuoksi liiketoiminta kärsii sekä mittavina korvauksina, tulon menetyksinä että maineen menetyksenä. Kukaan ei halua tähän tilanteeseen.

GDPR vaikuttaa yritysten toimintaan

Nyt uuden yleisen henkilötietolain tullessa voimaan yritysten on pakko huolehtia tietojensa ja järjestelmiensä järjestelmällisestä suojaamisesta. Mitä tämä uusi laki tarkoittaa juuri minun yritykselleni? Miten toimintaa pitää muuttaa, mitä pitää vaatia kumppaneilta? On analysoitava tietovarastot ja järjestelmät. Miten ne toimivat ja miten tietoa ja asiakirjoja käsitellään, ja ovatko nämä tavat turvallisia? On tiedettävä tarkkaan yrityksen tilanne, ja osattava toimia, jos joku haluaa tietonsa pois tai tietoa pääsee vääriin käsiin. Hankalinta tuntuu olevan rajata, mitkä kaikki tiedot ovat sellaisia tietoja, jotka on suojattava.

On merkitystä, miten tietoa käsittelet

Tiedon määrä lisääntyy jatkuvasti ja menestyvällä yrityksellä on jatkuvasti ajantasainen tieto kaikkien niiden saatavilla, jotka sitä tarvitsevat. Tiedon ja asiankirjojen liikuttelu on yksi riskialueista, siksi se on hyvä huomioida yrityksen prosesseissa ja käytännöissä. Nykyteknologia tarjoaa paljon mahdollisuuksia, miten voimme hallita, suojata ja tietoturvallisesti poistaa tietoja.

Tulostimista ja monitoimilaitteista on tullut entistä älykkäämpiä, ja ne on yhä useammin liitetty organisaation verkkoon. Ne käsittelevät ja säilyttävät hyvin todennäköisesti luottamuksellisia tietoja. Monet ominaisuudet, kuten skannaus sähköpostiin tai yrityksen järjestelmiin lisäävät tuottavuutta, mutta keräävät tietoja, joiden tietoturvasta on huolehdittava. Ja kun tulostava laite poistuu yrityksen käytöstä tulee sen huolehtia, että siihen ei ole jäänyt merkkejä luottamuksellisista asiakirjoista, käyttäjistä tai yrityksestä, jolla se on ollut.

Asiakirjojen tietoturvaa kannattaa miettiä vaihe vaiheelta

  1. Tietojen syöttöön ja keruuseen käytettävät laitteet
    Onko niissä huomioitu tietoturva? Salataanko kiintolevyn tiedot, ylikirjoitetaanko kiintolevy ja tyhjennetäänkö muisti? Miten laitteiden turvallinen käyttö on varmistettu (ettei kuka tahansa kopioi tai lähetä yrityksen tiloista luottamuksellista asiakirjaa skannaamalla itselleen)?
    Yritysten kannattaa suojata laitteitaan käytön aikana, ja samalla hallita niin laitteita kuin käyttäjien oikeuksia.
    Etuja: helpottaa yläpidon elämää, tuo kustannussäästöjä ja antaa käyttäjille hyötyä (tarvittavat omat työnkulut ja toiminnot löytyvät helposti ja laitteen ollessa varattuna, voidaan tulostustyöt hakea toiselta laitteelta).
  2. Tietojen siirto eri verkoissa ja turvallinen tallennus
    Tässä vaiheessa tietojen eheys on olennaisen tärkeää. Oikeanlaiset järjestelmät rajoittavat laitteen ja verkkotoimintojen käyttöä, joilla varmistetaan, ettei tietoja voida peukaloida siirron aikana. Kun asiakirjat on tallennettu, niiden täytyy olla oikeaan aikaan käytettävissä henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työssään.
  3. Asiakirjojen digitoinnin ja käsittelyprosessin automatisointi ja yhdenmukaistaminen
    Nämä lisäävät tietoturvaa asiakirjojen käsittelyssä. Helpointa on ottaa skannauksessa avuksi työnkulkuratkaisu, jonka avulla varmistetaan työnkulun vaatimustenmukaisuus ja jäljitettävyys, ja huomioidaan sitä kautta mahdolliset auditointitarpeet. Nämä ratkaisut poistavat tehokkaasti manuaaliset käsittelyn pullonkaulat ja käsittelyvirheet. Lisäksi se säästää työaikaa ja varmistaa automaattisesti, että asiakirjat löytyvät silloin, kun niitä tarvitaan.
  4. Laitteiden poistaminen käytöstä
    Kun monitoimilaitteet ja tulostimet poistuvat yrityksen käytössä, on syytä varmistaa, ettei siihen ole jäänyt merkkejä yrityksestä ja sen asiakirjoista. Ratkaisuna on tietojenpoistopalvelu, joka poistaa laitteesta kaiken fyysisen ja digitaalisen tiedon, ja vapauttaa yrityksen huolesta.

Ricoh on luotettava kumppani ja laitteemme ovat tietoturvallisia. Mallistollamme on ollut markkinoiden ensimmäisenä Common Criteria Certification 2600 –sertifiointi. Ricoh on tietoturvasertifioitu ISO27001 ja ISO/IEC 15408. Autamme asiakkaitamme toimimaan uusien säännösten mukaisesti:

  1. Käyttäjän tunnistus estää laitteiden luvattoman käytön
  2. Tulosteiden vapautus vain kirjautumisen jälkeen varmistaa, että luottamukselliset asiakirjat eivät vahingossa päädy vääriin käsiin
  3. Automatisoidut työnkulkuratkaisut vähentävät manuaalisen työn virheitä ja riskejä, ja auttavat huolehtimaan tietoturvasta ja vaatimustenmukaisuudesta. Jäljitettävyys auditointia varten.
  4. Tietojenpoistopalvelu laitteiden käytöstä poiston yhteydessä, jolloin kaikki fyysinen ja
    digitaalinen tieto eliminoidaan laitteelta. Sertifioitu palvelu varmistaa, että toimitaan henkilötietolain mukaan.

Kun haluat turvata tietosi, niin ota meihin yhteyttä!