Kategoria: Viestintäratkaisut | Kirjoittanut Petri Vihanto, Sales Specialist, Communication Services

Puhutaan säästämisen sijaan kommunikaation tehostamisesta

Jos viimeisten vuosien aikana on tullut paljon uutta tekniikkaa ja teknologiaa niin uskomme, että tulevaisuudessa sitä tulee eteen vielä enemmän ja mielenkiintoisempana. Hienoimpana se fiilis, kun alkaa raksuttamaan, missä tuota kaikkea voisikaan käyttää. Tekniikka ei kuitenkaan sinällään ole itseisarvo, vaan se, miten sitä osataan käyttää ja miten sitä halutaan käyttää. Työnteossa tietenkin vaatimuksena, että sitä on  yrityksissä käytettävissä.

Havaintoja kentältä

Olemme havainnoineet päivittäin, että tutustuessamme asiakkaidemme neuvottelu-ympäristöihin tulee vastaan mitä mielenkiintoisempia ratkaisuja. Joillakin on kehittyneitä ympäristöjä ja toisilla taas ratkaisuja, jotka eivät ole toistensa kanssa missään tekemisissä vaan omia pikku saarekkeita teknologian viidakossa. Vaihtoehtona on nähty myös, että jokainen neuvotteluhuone 10 neuvotteluhuoneen ympäristössä elää omaa elämäänsä – jos elää. Nyt ei tosin puhuta pelkästään neuvotteluhuoneista, vaan koko neuvottelun ”elinkaaren” työkaluista. Sekava toimintaympäristö saa aikaan hämmennystä ja työtyytymättömyyttä, joka taas laskee työntekijän tuottavuutta, kun perustoiminnot eivät ole sujuvia ja helppoja käyttää.

Neuvottelukin on prosessi – parhaimmillaan interaktiivinen palaveri, josta kaikki poistuvat tyytyväisinä

Kommunikointi toisten kanssa lähtee siitä, että meillä on jokin tarve tavata toisia ihmisiä, olivat he sitten asiakkaita, kollegoja tai kumppaneita. Tämä on pieni oivallus, mutta askel johonkin suurempaan ajattelutapaan. Mitä jos ajateltaisiin, että tarve tavata on prosessikaavion ensimmäinen askel ja prosessi loppuu johonkin tiettyyn pisteeseen kuten siihen, että palaveri päättyy ja vieraat ovat ovesta tai portista ulkona.

Hyvä, jos ajattelet, että kyllähän me tuo tiedetään. Kysymmekin, että kuinka moni on oikeasti miettinyt sekä kirjannut nämä prosessin eri vaiheet ja samalla suunnitellut sekä hankkinut prosessia tukevat työkalut? Kokemuksiimme perustuen uskomme, että aika vähäinen on kyllä-vastausten määrä.

Eikö asetelma ole hieman nurinkurinen?

Tapaamisten avulla kuitenkin saavutetaan yleensä yrityksen tavoitteet, koska tapaamalla asiakkaita ja muita sidosryhmiä tehdään kehitystyötä, myyntityötä ja monia muita tulokseen vaikuttavia töitä.

Kuinka moni yritys ei ole kuvannut toimintansa prosesseja ja valinnut työkaluja prosessin mukaan? Tuskin kuitenkaan yksikään yritys on tietoisesti valinnut polkua, että katsotaan, mitä meiltä löytyy ja tehdään asioita sen mukaan.

Apua tarjolla

Teknologia ja prosessit ovat meille intohimo. Mikäli haluat keskustella, miten teidän yhtiön tai yhteisön neuvottelun eri vaiheet voidaan ”muuttaa” dokumentoiduksi prosessiksi ja voidaanko prosessia tehostaa niin olemme käytettävissänne. Pystymme auttamaan eri vaiheiden määrittämisessä ja valita yhdessä siihen oikeat työkalut prosessin eri vaiheisiin. Autamme mielellämme myös muutoksen hallinnassa. Pelkät oikeanlaiset ratkaisut eivät riitä, on osattava innostaa työntekijät myös käyttämään niitä.