Kategoria: Toimistoratkaisut ja –tulostaminen | Kirjoittanut Jussi Suutarinen, Business Manager, Office printing Services

Toimistotulostaminen menee pilveen

Toimistotulostaminen elää edelleen muutosten aikaa. Muutokset ovat pieniä askelia, joilla saattaa olla organisaation sisäisille prosesseille suuria vaikutuksia. Samaan aikaan joidenkin mielestä tulostuksessa on jo kaikki nähty, onhan paperin sotkeminen pysynyt samana jo kauan. Se, millaisia uusia ulottuvuuksia ohjelmistot tuovat lisää monitoimilaitteisiin onkin eri asia. Tuttuja termejä on paljon: skannaus, työnkulku, turvatulostus, mobiilitulostus ja monia muita. Tulostaminen ja siihen kuuluvat ohjelmistot, asiakirjanhallinta ja työnkulkusovellukset liittyvät kaikki tietoon. Jossain yrityksessä ja tilanteessa tieto tarvitaan ja halutaan paperisena, toisessa sen pitää olla digitaalisessa muodossa. Avain on siinä, että tieto voidaan muuttaa paperisesta digitaaliseen muotoon ja päinvastoin. Kunhan tieto on aina saatavilla, muokattavissa ja jaettavissa – missä tahansa. Digitaalinen työympäristö on täällä.

Pilvi. Yhä enemmän tuttu asia, jonka merkitys on kasvamassa. Kaikkea ei tarvitse enää pitää omalla palvelimella hallinnoitavana ja samaan aikaan mobiili on yhä enemmän arjessa mukana. Mobiilikaan ei ole uusi asia. Sen tuleminen on silti vielä kesken, koska sukupolvien välinen ero laitteiden ja ohjelmistojen käytössä on valtava.

Mitä kaikesta hyötyy asiakas?

Nykymaailmassa pilvipalvelut tuovat joustavuutta työntekemiseen. Töitä voi tehdä niin yksin kuin työryhmässä, paikasta välittämättä – toimistolla, kotona ja matkoilla. Joustava työntekeminen kasvattaa yrityksen herkullisuutta työnantajakuvan kautta. Mutta ennen kaikkea se tuo tehokkuutta työntekemiseen ja säästää aikaa.

Kustannussäästö. Sitä hakee tänä päivänä monet yritykset ja organisaatiot, samalla haluten kuitenkin kasvattaa tuottavuutta. Kustannussäästöä saadaan niin  SaaS (Software as a Service)- muodossa kuin siinä, että joustavat, helpot ja automatisoidut työnkulut säästävät aikaa ja se aika voidaan käyttää tuottavuuden kasvattamiseen.

Muutoksessa pitää huomioida yritys ja sen työntekijät

Yrityksen prosessit ja tavoitteet pitää olla tiedossa, jotta uudet työtavat ja työnkulut voidaan tehdä juuri kyseiselle yritykselle toimiviksi. Mitä tahansa muutosta lähdetään yrityksessä tekemään, pitää yrityksen työntekijät ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Yksikään automatisoitu työnkulku ei tuota tulosta ellei yrityksen työntekijät ota sitä käyttöön.

Kaikkea ei tarvitse tehdä ja osata itse – eikä pidäkään. Tärkeää kumppanin kanssa toimiessa on antaa sille kaikki tarvittava tieto, jotta se pystyy tarjoamaan juuri oikeanlaista ratkaisua ja myös tukea käyttöönottoon. Hyvä kumppani pitää huolta asiakkaasta niin jo ennen ratkaisun laatimista kuin ratkaisun käyttöönoton jälkeenkin. Muutos on jatkuva prosessi, jonka toimivuutta on hyvä tarkastella säännöllisin väliajoin.